企业标准的制定首先第一个环节是企业标准的起草,企业标准的起草人员一定而且必须是企业标准使用人员。
标准使用单位(人员)负责标准的起草的好处在于:首先对企业来说,企业标准的制定能带来优化人力资源的作用。制定和实施各项技术标准和管理标准的过程,实际上就是对各项技术活动、管理活动进行规范的过程。而这种规范是在遵守技术要求、经济规律的前提下进行的,掌握它和执行它的结果,必定是知识的增长和遵守规范意识的提高。因此,标准的研究和制定要做到职工亲自参与,这样就会进一步激发他们的学习精神和钻研精神,发挥出无法估量的潜力来。其次,对于企业标准的质量而言,使用标准的员工和单位对实际工作情况了如指掌,由他们负责起草起码不会闭门造车,而是根据实际情况来编写,而且由他们负责起草成本最低、效率最高。
企业内起草标准首先要调整研究及收集信息,其调查研究是为了获得相关信息,是制定标准的关键环节。充足的信息是起草标准的相关依据,信息越充分越能写出高质量的标准。其次,开始起草标准草案,其主要起草人首先应了解标准文件结构和所应覆盖的的内容,可以参考学习GB/T 1.1—2020《标准化工作导则》第1部分:标准化文件的结构和起草规则》,然后对搜集到的信息资料进行整理、对比、分析、筛选,必要时进行跟踪、实践、验证,最后完成标准草案。
标准化管理归口部门将收集回来的标准草案进行初次的标准化审核,审查范围包括:是否按照标准规定格式进行编写;内容是否全面;是否符合实际生产和管理;是否符合相关法律法规、国家标准;是否和企业标准体系内其他标准协调、统一等等。标准化审核要遵循这9个字,即“走上去、走进去、走出去”。
2.1 “走上去”
即要把现阶段本领域的国家法律法规及政策的动态情况,严格执行国家法律法规、强制性国家标准以及企业采用的推荐性标准。审核稿时,这是首先而且是必须要做到的。
2.2 “走进去”
即走进上下游,企业标准要关注其内部协调统一的问题,如审核一个产品的过程控制的标准时,要将其涉及的产品新产品产品内控标准进行对比,要做到科学、协调、统一。
2.3 “走出去”
即走出所在部门、办公室、多支现场看,多和其他涉及的部门沟通,防止信息不畅通、沟通不到位。
将标准初审稿发至有关单位进行广泛征求意见,标准化管理归口部门将反馈意见进行研究,分析是否采纳相关意见,进一步修改标准初审稿,然后形成标准送审稿和征求意见汇总处理表。
根据标准的重要程度、涉及范围的大小,可分别采取上会评审或发函评审这两种方式。为了保证标准的科学性、适用性、统一性,让标准更好地发挥出它的作用,评审企业标准一般由有经验、有能力的管理人员、技术人员和工人参加。评审人员审查标准时审查内容一般包括以下几个方面:
①该标准是否符合或达到了预期的起草目的;
②与有关法律、法规、强制性标准是否一致,与引用的推荐性标准是否符合;
③其技术指标和性能是否先进、安全、可行,各项规定是否合理、完整,与企业内部各体系文件是否协调;
④是否能正确指导实际的管理、生产、操作等方面。
要注意的是,在审查过程中要认真听取各方面的意见,对反对意见要慎重考虑,对个别意见,只要有一定的证据就不要轻易否认。对各种分歧意见要做到充分讨论和协商,使标准能充分反映各方面的利益,而不能只服务于一方,只有得到大多数人的同意,最少是没有持续反对的意见,标准审查才算通过,否则,应进行第二轮甚至更多轮次的评审,必要时也可邀请外部专家进行评审,最终形成标准审批稿。
一般而言,企业标准由企业法定代表人或其授权的管理者、总工程师批准,由企业标准化管理归口部门进行编写后纳入企业标准体系,并进行公布及发放,有必要时要组织相关人员进行企业标准培训。
为了确保企业标准持续有效,企业标准体系持续改进,企业应定期对在用的标准进行复审,有以下情形之一的企业标准需要复审:
①国家有关法律、法规、规章制度作出调整或者重新规定的;
②相关强制性国家标准进行了修订的;
③引用的推荐性标准(包括国家标准、行业标准、地方标准或团体标准)进行了修订的;
④企业生产工艺或者设备做了改变、调整的;⑤企业内部组织机构变化导致流程发生变化等情况。
企业标准复审后要有明确的处理结果,需要确定其继续有效、修订或者废止,需要修订的要有标准修订计划,要保证其标准管理处于动态管理之中,要保证企业标准的适应性、先进性和合理性。对于企业而言,企业标准的全面复审周期为3年,当然,企业也可以根据实际情况进行规定。
部分企业,存在标准体系不完善、领导重视程度不高、员工参与度低及标准适应性不足等问题。本文通过阐述企业标准的重要作用及如何制定企业标准等内容,希望能为企业标准化工作人员提供借鉴和参考,在实际的工作中让企业标准化在建立秩序、确立目标、优化资源、创造效益、积累经验等方面发挥出更大的能量,让企业标准化更好地服务企业的生产、经营和管理,让企业标准的经济学意义体现得更加淋漓尽致。